Получить справку в один клик

В начале учебного года в рамках проекта «Бережливый вуз - МГТУ» в Майкопском государственном технологическом университете стартовала работа над проектом «Единое окно доступа студентов и преподавателей к справочно-информационным материалам».

Цель проекта — упростить систему формирования и выдачи справочно-информационных материалов студентам и преподавателям.

Традиционно процесс получения необходимой справки занимал длительное время: студент несколько раз должен был лично прийти в университет, чтобы сначала заказать, а затем получить заполненный вручную документ. В условиях дистанционного обучения это стало крайне сложно.

Под руководством проректора по учебной работе Людмилы Ивановны Задорожной для реализации проекта была создана рабочая группа, куда вошли непосредственные участники процесса. Сначала было определено количество времени, необходимое на получение документа. С целью сокращения длительности времени в процессе формирования справочно-информационных материалов была разработана текущая карта потока создания ценности, выявлены причины проблем и способы их решения.

Рабочей группой внесены предложения по внедрению в университете процесса применения простой электронной подписи и включению всех отделов в Электронную информационную образовательную систему вуза. Разработан чёткий алгоритм проведения процесса, утверждена и доведена до его участников «Инструкция по формированию и выдаче справочно-информационных материалов».

Благодаря разработанным в ходе проекта схемам и алгоритмам взаимодействия, получить документ стало возможно в 2 раза быстрее, число касаний документа уменьшилось в 2,7 раза.

Бережливый проект «Единое окно доступа студентов и преподавателей к справочно-информационным материалам» стал ещё одним достижением в работе над проектом «Бережливый вуз - МГТУ».